JoDo.im: постановка и контроль задач онлайн

Эта тема прежде всего для заказчиков. Я опишу свой опыт по использованию технических средств для постановки и контроля задач для фрилансеров. А также свой проект для этих целей JoDo.im. Я считаю его очень полезным.

C 2002 года я занимаюсь веб-разработками с привлечением фрилансеров.

Через какое-то время у меня появились постоянные сотрудники и фрилансеры. Первое время обсуждение проектов и и работа над ними велась голосом, телефоном и емейлом.

Телефон, голос и Skype: у этого вида управления есть определённые плюсы в том, что можно использовать красноречие, комлименты и выговоры. Но практика показывает, что если фрилансер выбран неудачно, то всё это бесполезно. А если удачно, то можно обойтись и вовсе без звонков.

Тем не менее при управлении голосом ряд минусов: частенько забывается то, что было сказано. Вести запись звонков – это сложно и ещё сложнее потом в этих записях найти что и когда было сказано.

Проблемы с “забыл”, “этого не было сказано”, ” я понял не так” – огромны. В проекте где множество деталей нельзя полагать на такой способ управления.

Электронная почта: в ходе исполнения работы неизбежно возникает огромное число недоделок и исправлений на которые нужно указывать исполнителю.

Эти замечания оказываются распылёнными по нескольким десяткам писем и опять что-то забывается, теряется и т.п.

Веб-система управления задачами: После чего я попробовал систему управления задачами egroupware. Довольно тяжёлая система (в плане скорости генерации страниц). Очень сложно оказалось убеждать фриласеров ей РЕГУЛЯРНО пользоваться. Да, при должной дисциплине, это неплохое решение. Однако дисциплина – это одно из слабейших мест у фрилансеров. Довольно много полей. Нужно прилагать интеллектуальные усилия, чтобы понять как их заполнить. Что отвлекает от самой задачи. Вывод: не прижилась. Система неочевидна и не так проста как хотелось. Фрилансеров напрягает в ней разбираться.

ICQ: Главнейший минус аськи был в том, что она не хранила историю сообщений на сервере. И приходилось настаивать на том, чтобы фрилансеры включали лог сообщений.

Если фрилансер сообщал мне, что такого пожелания я не оставлял или формулировал по другому, то я присылал ему часть лога с указанием времён собщений, чтобы он мог убедиться, что был не прав.

Поиск в логах утомителен. Если я работал с другого компа, то на другом компьютере лога аськи не было и были трудности.

Gtalk: Поэтому следующий шаг был переход на Gtalk. Это сервис Гугла основанный на открытом протоколе Jabber. История сообщений была на серверах Гугла. Искать стало проще. Исчезла привязка к конкретному компьютеру.

Это решение из вышеперечисленных самое лучшее.

Но тем не менее обнаружились различные глюки и в системе Гугла. Что-то из того что находилось у меня, не находилось у фрилансера. При поиске Гугл выкусывает произвольные фрагменты из переписки, что не так удобно для пересылки фрилансеру.

Когда я спрашивал удалённого программиста: "Какие у тебя остались задачи?", то дальше следовала в лучшем случае пятиминутная пауза, когда он рылся в своих записях, логах, перед тем как сформулировать ответ. И тот бывал, как правило, не точным. Программист имел доступ к нескольким десяткам репозиториев, и получал множество мелких пожеланий по проектам каждый день.

Из 10 пожеланий 5 делалось, 3 делалось, но не так, а 2 забывалось. И фрилансер с чистой совестью говорил" "Всё сделал!".

В некоторых случаях оказалось удобным сделать документ в Google Docs. И дать право на изменения фрилансеру. Он зачёркивал то, что было сделано. Со временем такой способ приводит к огромным зачёркнутым массивам строк, в которых нужно искать несделанные доработки. Дискутировать в самом документе также неудобно.

В итоге мне пришла идея полезной (для целей работы с фрилансерами) системы мгновенных сообщений.

1. Она должна распознавать, когда в тексте идёт задача и запоминать её.
2. У задач могут быть подзадачи
3. Фрилансер физически не должен иметь возможность сообщить о выполнении задачи, если есть невыполненные подзадачи.
4. Заказчик должен в любой момент видеть список задач фрилансера и список присланных задач для проверки
5. У задач можно менять статусы: принимать, отменять, закрывать, замораживать, открывать заново.

Что получилось?

Был создан свой jabber-сервер jodo.im (сайт для регистрации на нём JoDo.im)
Что можно расшифровать как Jabber ToDo или Job To Do.

Заказчик регистрируется через сайт и заводит новый аккаунт в свой jabber-клиент. Фрилансер может быть зарегистрирован на любом jabber-сервере.

Когда фрилансеру посылается задача, то она предваряется знаком плюса и пробелом.

Например:
Цитата:

+ Убрать Fatal Error с такой-то страницы
Этот баг возникает если мы нажмём....

В ответ заказчик получает:
Цитата:

Создана задача 1.

А фрилансер видит:
Цитата:

Новая задача 1
Убрать Fatal Error с такой-то страницы
Этот баг возникает если мы нажмём....

Чтобы создать подзадачу достаточно написать:
Цитата:

+1 Забыл сообщить детали...

Число допустимых уровней вложенности пока практически не ограничено.

Сервис заносит задачи в базу данных и потом список задач можно посмотреть через личный кабинет сайта, или прямо в окне чата, послав команду #tree фрилансеру.
Цитата:

Ваше дерево задач:
1. Убрать Fatal Error с такой-то страницы (Открыта)
1.1. Забыл сообщить детали... (Открыта)

Также задачи можно создавать через сайт - в таком случае к ним можно прикреплять файлы.

Фрилансер, чтобы отправить задачу на проверку пишет:
Цитата:

#done 1 Необязательный комментарий фрилансера

Заказчик получает сообщение:
Цитата:

Проверьте задачу 1
"Убрать Fatal Error с такой-то страницы"

Принимает заказчик задачу так:
Цитата:

#ok 1 Необязательный комментарий заказчика

У задач можно менять приоритеты с помощью команд: #top, #up, #bottom, #down.

Остальные команды можно посмотреть с помощью команды #help или раздела помощи на сайте.

Обычное общение - идёт как обычно. Таким образом в потоке обсуждения с минимальнейшими усилиями мы приобретаем возможности системы управления задачами.

Чтобы работа не встала в случае каких-либо проблем с jabber-сервером по-умолчанию включён дубляж всех задач и изменений статусов на емейл как заказчику, так и исполнителю.

Для упорядочивая собственных дел можно насоздавать виртуальных исполнителей (ботов) для себя любимого. Достаточно добавить контакт *** в свой список контактов. При этом вам даже не нужно регистрироваться.

Система бесплатная. И в будущем тоже всегда будет возможность работать с ней бесплатно. Планируемая монетизация - тарифные планы с дополнительными возможностями.

Итоги внедрения.

Фрилансеры быстро врубаются в механизм работы системы - ведь по сути кроме умения использовать мгновенные сообщения и знать пару команд ничего не нужно. В заявках на фриланс-биржах я писал "Знание Jabber обязательно". Люди находились без проблем.

Выросло качество конечных продуктов: ведь ни одно пожелание заказчика не забывается.

Увеличилась концентрация на работе - заглядывание в почту отвлекает различными уведомлениями из социальных сетей, личными письмами и т.п. - а тут чисто текстовый интерфейс в окне чата.

Мобильность - мой собственный основной заказчик работает со мной с мобильного телефона. Я сам часто ставлю задачи с кпк, когда не спится. Jabber-клиенты есть для всех платформ.

посилання
Попробуем?

Доброго дня.

Чем этот сервис отличается от систем управления проектами вроде Redmine, Jira или Basecamp ?
Какие принципиальные выгоды при его использовании ?
Позволяет ли он интегрироваться с системами управления версиями, багтрекерами,
создавать форумы, хранить и обмениваться ресурсами ?
Есть ли какой-нибудь тайм-трэкинг для отслеживания затраченного на выполнения задач времени ?
Можно ли прикладывать к сообщениям файлы или изображения ?
Есть ли механизм связывать задачи с конкретными снимками проекта, вести некую историю и
статистику назначенных/выполненных/просроченных задач ?
Какие технические ограничения существуют для пользователей (например, суммарный
объем загруженных файлов или лимит на количество задач) ?

Спрашиваю все это не из праздного любопытства - я бы с удовольствием пользовался
таким сервисом, если бы он обладал минимальным функционалом, необходимым для
удобной работы, при этом оставаясь бесплатным.

Отличия принципиальные.
Это простота и сверхоперативность.

Когда задача создаётся например в Basecamp, то фрилансеру приходит емейл о том, что у него появилась новая задача.
Почту он смотрит далеко не каждые 5 минут. Соотвественно ему для ускорения звонят или отправляют сообщение по аське или джабберу.
После просмотра почты фрилансеру нужно будет ещё зайти на сайт системы, чтобы узнать детали задания.

Совсем не так устроено в JoDo.im - прямо в своей любимой im-программе (в России это часто qio или miranda) пишется сообщение фрилансеру, которое начинается "+ ".
Сервер по данному маркеру понимает, то это задача. Фрилансер сразу же получает уведомление о задаче и её текст. Для надёжности полный текст задачи также отправляется на емейл.
И вдобавок сохраняется в базе данных JoDO.im, к которой есть доступ через личный кабинет и jabber.

Конкретно экономится время и заказчика - написать задачу в чате очень просто. Просто создавать подзадачи. Чтобы создать подзадачу к задаче 3 мы пишем:
+3 текст подзадачи

Фрилансеру, чтобы научиться пользоваться JoDo.im нужно всего лишь иметь qip или миранду. Ему не нужно изучать новый сайт. В минимальном варианте ему нужно знать 2 команды: #tree и #done. Первая показывает дерево задач, вторая отправляет задачу на проверку.

Ещё важный момент - у задач можно создавать подзадачи. В Basecamp нет иерархического функционала.

При создании задачи или подзадачи через вебинтерфейс на JoDo.im к задаче можно прикреплять файлы, скриншоты и т.п.

Тайм-трекинг есть - время учитывается отрезками (команды #start и #stop), но пока не реализовано суммирование отрезков.